O mundo digitalizado e as constantes trocas de dados e informações confidenciais exigem que o empresário esteja atualizado sobre as últimas ferramentas e soluções que o mercado oferece.
Cada vez mais atividades e serviços que antes eram realizados no mundo offline, hoje precisam ser feitos de forma digital. Neste contexto, surgem soluções como a certificação digital, que vem para assegurar assinaturas online e comprovar a veracidade de documentos. Empresas que emitem notas fiscais eletrônicas, por exemplo, podem precisar de certificado digital para assinatura das notas.
Neste texto, você vai poder tirar as principais dúvidas sobre o serviço e entender os benefícios de contar com essa ferramenta.
O que é certificação digital?
A forma mais segura de realizar a assinatura eletrônica de um documento é através do certificado digital, que deve ser emitido por uma instituição autorizada.
O certificado digital é um tipo de assinatura online que permite a pessoas físicas ou jurídicas assinar digitalmente documentos, garantindo comprovante e autenticidade.
É com o certificado digital que a empresa tem a garantia de que a nota fiscal foi realmente emitida por ela. A certificação digital traz maior segurança e facilidade para a empresa, protegendo contra fraudes os dados confidenciais e documentos importantes. Além da assinatura de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), outras situações em que o certificado digital pode ser fundamental são:
- Assinatura de escriturações contábeis e fiscais
- Assinatura e envio de documentos digitais como contratos, declarações e recibos
- Transações bancárias online de forma segura
- Envio de dados para o eSocial
- Login em ambientes restritos como Portal e-CAC da Receita Federal
- Consulta e atualização de dados cadastrais
- Consulta de situação fiscal da Pessoa Jurídica
- Emissão de DANFE (Documento Auxiliar na Nota Fiscal Eletrônica)
- Emissão de declarações como o Imposto de Renda da Pessoa Jurídica (IRPJ)
- Participação em leilões online
Como funciona o certificado digital?
Os certificados digitais são tecnologias que funcionam através de criptografias complexas, com chaves geradas matematicamente e de forma totalmente aleatória sendo praticamente impossível replicá-las.
Tipos de certificado digital
Um certificado digital pode ser tipo A1, que é armazenado no computador ou celular e tem validade de 1 ano ou A3, que é emitido e armazenado em cartão inteligente, token criptográfico ou na nuvem, podendo ter validade de 1 a 5 anos. Considerando a finalidade do certificado, eles também podem ser classificados em NF-e, para emissão de documentos fiscais, e-CNPJ para identificação de pessoas jurídicas no ambiente online e e-MEI para identificação de microempreendedores individuais no ambiente online. Existem outros tipos, mas, em geral, esses são os mais usados por empresas.
Benefícios da certificação digital
Depois de entender como funciona, chegou o momento de conferir as vantagens de contar com um certificado digital enquanto empreendedor. Confira abaixo alguns dos principais motivos para sua empresa contar investir nessa solução:
- Segurança de dados e processos
- Praticidade com a mesma validade jurídica com órgãos públicos, prefeituras, tribunais, órgãos fiscalizadores, etc
- Proteção contra fraudes
- Comodidade ao emitir o serviço digital quando e onde quiser
- Promoção da sustentabilidade na economia de documentos em papel
- Redução de custos com papel
Como obter um certificado digital para sua empresa
O primeiro passo para começar a assinar eletronicamente de forma segura os seus documentos é buscar uma Autoridade Certificadora habilitada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ICP-Brasil).
Depois, com documentação necessária para o tipo de certificado, é preciso comparecer presencialmente em uma das agências da Autoridade Certificadora. Geralmente a documentação exigida inclui contrato social da empresa, cartão CNPJ atualizado e documento de identificação, CPF e comprovante de residência do representante da empresa. Após isso, basta aguardar a validação e verificação dos dados.
Por fim, será feita a emissão do certificado, informadas as chaves de acesso e o local onde estarão armazenadas as informações da certificação.
Agora que você já tem uma boa noção de como funciona a certificação digital e entendeu como ele pode fazer a diferença para o pequeno empresário, é hora de dar o primeiro passo: escolher a sua Autoridade Certificadora.
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