Emitir nota fiscal costuma fazer parte da rotina dos empreendedores. Normalmente assuntos fiscais parecem complicados e alguns erros são cometidos. Entretanto, é importante manter-se atento para evitar problemas com a fiscalização.
A nota fiscal é um documento digital que formaliza a venda de produtos e serviços, seja no ambiente físico ou digital. A nota fiscal eletrônica existe desde 2006 no Brasil. Primeiramente, ela veio para modernizar o processo. Entre suas vantagens estão também a facilidade para fiscalizar empresas e a rapidez do procedimento de emissão de nota fiscal.
Além de formalização, as notas fiscais oferecem segurança no processo comercial. Isso tanto para o vendedor quanto para o comprador. Também é válida como recibo e pode ser usada para recolhimento de impostos.
Tipos de nota fiscal eletrônica
Nota fiscal de produto (NF-e)
Essa categoria também é conhecida como nota de mercadoria ou venda. Portanto, ela é utilizada quando se compra um produto em e-commerce ou loja física.
Nota fiscal de serviço (NFS-e)
É voltada para o setor de prestação de serviços. Por exemplo, clínicas médicas, escolas, academias. Com isso, na internet é comumente utilizada na comercialização de cursos online, congressos, ebooks.
Nota fiscal de consumidor (NFC-e)
Esse é o modelo mais recente e está sendo implantado nos estados brasileiros. Trata-se de uma alternativa para substituir os cupons fiscais do varejo.
Erros comuns dos empreendedores na hora de emitir nota fiscal
Não emitir nota fiscal
Apesar de ser um documento importante para formalizar transações, alguns empreendedores ainda pensam que não precisam emitir notas fiscais. Entretanto, toda empresa deve emitir notas para regularizar suas vendas.
A única exceção são os MEIs (Microempreendedores individuais), que não são obrigados a emitirem nota fiscal para pessoa física. Porém, se o cliente solicitar, o MEI deverá fazer a emissão.
Não armazenar os documentos fiscais
Os arquivos XML das notas fiscais eletrônicas emitidas devem ser armazenados pela empresa por no mínimo cinco anos além do ano vigente. Sendo assim, notas que registram as vendas de 2019 devem ficar guardadas até 2025.
Se o Fisco solicitar a documentação em caso de fiscalização e a empresa não tiver as notas, pode enfrentar problemas judiciais.
Emitir nota fiscal deduzindo os percentuais das plataformas digitais
Alguns empreendedores ficam na dúvida se devem emitir a nota fiscal eletrônica com o valor total da venda ou podem deduzir a taxa cobrada pela plataforma digital onde vende os produtos. A verdade é que a nota fiscal precisa ser emitida com o valor completo da mercadoria, sem descontos.
Agrupar todas as vendas do mês em uma única nota fiscal
Não se deve emitir nota fiscal com o valor total das vendas de um determinado período. Como resultado, o empreendedor pode ser autuado pela fiscalização. Além disso, o cliente tem direito de receber uma nota para cada compra realizada.
Reunir dados de várias compras em uma única nota acarreta em erro nos dados da nota. Também será um problema se o cliente pedir reembolso.
Confundir data de emissão e data de competência
A confusão entre data de emissão e data de competência é um erro comum entre quem presta serviços online, como cursos. A data de emissão diz respeito ao dia em que a nota fiscal foi gerada. Por outro lado, a data de competência é o dia em que o serviço foi prestado, sendo uma informação que não pode ser alterada.
Verifique qual é a regra da sua prefeitura. Porque em alguns casos existe um prazo limite para a emissão da nota fiscal depois da venda do produto.
Emitir nota fiscal manualmente
Quando se trata de uma empresa pequena não é tão difícil fazer a emissão manual das notas fiscais. É possível dar conta de entrar no sistema e digitar usuários, logins, senhas e informações sobre cada transação.
Porém, a partir do momento que o empreendimento cresce, é melhor otimizar o processo. Porque quanto maior o número de vendas, maior será o número de notas fiscais. Portanto, a automação é a melhor solução.
Para isso existem ferramentas que se integram com os principais sistemas de pagamento do mercado. Em casos de empresas digitais, elas permitem que se faça a venda online e emita os documentos com tranquilidade. Além disso, enviam a NF-e para cada cliente via email.
Bruna Andrade
Referências: eNotas, RockContent
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